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Paiement des congés

A savoir / A faire

Dois-je distribuer les certificats à mes salariés ?

Si vous détenez les certificats, vous êtes légalement tenus de les compléter et de les remettre à vos salariés.

 Si vous avez des salariés sortis en cours d’exercice,  conservez une copie de leurs certificats.

Que faire si les dates des congés de mes salariés sont modifiées ?

Toute modification du nombre de jours effectivement pris par rapport aux dates communiquées à la caisse doit nous être impérativement signalée quel que soit le motif (absence pour congés d’une durée différente de celle initialement prévue,
congés non pris du fait d’un arrêt pour maladie, accident de travail ou maternité, congés sans solde accolés au congé légal).

Quand mes salariés vont-ils percevoir le montant de leurs congés payés ?

Ils percevront le montant correspondant au nombre de jours demandés, quelques jours avant leur départ, à condition que la demande de congés ait été réalisée dans les délais et que nous ayons en notre possession toutes les pièces nécessaires.

Que faire si je n'ai pas reçu les certificats de mes salariés ?

Nous vous invitons à vous rapprocher des services de la caisse.

Pourquoi un salarié ouvrier présent dans l'effectif toute l´année n’a-t-il pas droit à la totalité de son congé légal ?

Il peut y avoir différentes causes :

  • le salarié ouvrier a été malade : l'absence pour maladie non professionnelle n'ouvre pas droit à congés et réduit en conséquence la durée des congés ;
  • le salarié a omis d’envoyer à la caisse un justificatif d'arrêt de travail pour accident de travail ou pour maladie professionnelle : dans ce cas, son envoi permettra de rectifier, le cas échéant, le calcul de son congé ;
  • le salarié est en arrêt pour accident de travail ou maladie professionnelle depuis plus d'un an : dans ce cas, l'arrêt supérieur à un an n'est plus assimilable à du temps de travail pour le calcul des droits à congés ;
  • le salarié a eu des absences non assimilées par la loi à du travail effectif pour le calcul de la durée du congé, comme un congé sans solde ou un congé sabbatique.

Le salarié qui quitte l'entreprise a-t-il droit à une indemnité compensatrice de congé ?

La caisse règle l’indemnité compensatrice de congés payés  dans les cas suivants : décès, départ en retraite, changement de secteur d’activité salarié, inaptitude et, dans certains cas particuliers, chômage (contactez la caisse pour en savoir plus).  Dans tous les cas, un justificatif devra être adressé à la caisse.

Que faire en cas de procédure de sauvegarde, de redressement ou liquidation judiciaire ?

Vous devez faire part au mandataire ou au liquidateur judiciaire de votre adhésion à notre caisse et de votre numéro d'affiliation. Celui-ci prendra contact avec nos services pour que nous lui indiquions la date jusqu'à laquelle nous prenons en charge le paiement des indemnités de congés (article D. 3141-31 du code du travail).

Vos salariés pourront également se rapprocher du mandataire ou liquidateur judiciaire pour le paiement du solde de leurs congés et du représentant des salariés qui, dans la plupart des cas, est désigné par les représentants du personnel ou les salariés eux-mêmes. Ce dernier pourra les conseiller, les assister ; l'état des créances salariales établi par le mandataire ou liquidateur judiciaires lui est soumis.

Comment utiliser la Déclaration nominative annuelle (DNA) ?

Vers le 20 mars, vous recevez la Déclaration nominative annuelle (DNA), la notice et le guide pratique des congés.

Avant le 30 avril, vous vérifiez et complétez la DNA. Vous conservez une photocopie et envoyez l'original à la caisse.

Quand la caisse a reçu et validé votre DNA, elle vous envoie les certificats. Attention, vous recevez les certificats après l'envoi de votre DNA et, à la condition d'être à jour d'un mois de cotisations pour la période de référence (1er avril-31 mars suivant).

Comment avertir la Caisse des prochains départs de mes salariés ?

Indiquez à la caisse les dates de départ de vos salariés sur le site internet, rubrique Congés > Fiches navette > Demande de congés. Sur les certificats de congés, vous pouvez aussi nous indiquer ces dates sur les fiches navettes "format papier" reçues en octobre, janvier et mars.Dès les premiers congés déclarés sur le certificat, vous pouvez adresser un mél, un courrier ou un fax précisant les nouvelles dates de congé de vos salariés.Comment remplir la fiche navette ?Télécharger la notice pratique de la fiche navette.

 

 

Comment sont réglés les congés payés ?

En France, uniquement par virement bancaire ou de caisse d'épargne.

A l'étranger, par virement ou mandat international (joindre un relevé d'identité avec les références IBAN et le code BIC (ou SWIFT).

A chaque règlement, une attestation de paiement est envoyée à vos salariés. Elle sert de justificatif de l'indemnité versée et doit être conservée au même titre qu'un bulletin de salaire. Le paiement est déclenché quelques jours avant le départ en congés. La Caisse se réserve le délai d'un mois pour tout paiement, suite à la réception des demandes de congés.

Aucun paiement n'est fait à l'accueil de la Caisse.

Le salarié qui quitte l’entreprise a-t-il droit à une indemnité compensatrice de congé ?

La caisse règle les congés par anticipation dans les seuls cas de décès, départ en retraite, départ définitif à l'étranger, licenciement pour inaptitude, reprise des études ou création d’entreprise.

Que faire lorsqu'on accueille un nouveau salarié ?

Vous devez en informer la caisse, en précisant ses nom, prénom, adresse, téléphone, courriel, date et lieu de naissance, code métier, qualification, date d’entrée dans l’entreprise, ancienneté dans la profession, horaire et taux horaire, s’il est tâcheron, s’il cotise à Pôle emploi et de quelle caisse de retraite il dépend. Vous pouvez créer votre nouveau salarié à partir de votre espace personnel sur le site Internet de la caisse ou au dos du bordereau d’appel de cotisation. Vous devez joindre son RIB. Nous créons son dossier. Un dossier complet facilite le paiement des congés.

En cas d’embauche d’un apprenti, vous devez nous faire parvenir copie de son contrat d’apprentissage.

Quelle est la procédure à suivre lors du départ de l'entreprise de l'un de mes salariés ?

Vous saisissez directement sur le site de la caisse ou vous utilisez le document transparent « demande de certificat pour salarié débauché » que vous retournez dûment rempli. La caisse édite et vous envoie un certificat-congés. Vous le remettez à votre salarié lors de son départ.

Votre salarié doit nous transmettre  la partie du certificat à retourner à la caisse à partir du mois de mai qui suit la date de son départ (début de la période de paiement des congés par la caisse). Il conserve l’autre partie du certificat.

Que faire lors du départ de l'un de mes salariés ?

Vous déclarez le départ de votre salarié à la caisse, soit directement en ligne sur votre espace sécurisé, soit en remplissant le document téléchargeable sur le site Internet.

Vous pouvez aussi réclamer à votre caisse le formulaire de demande de certificat pour salarié débauché. Vous le remettez à votre salarié à l'occasion de son départ.

Votre salarié doit nous transmettre la partie du certificat à retourner à la caisse à partir du mois de mai qui suit la date de son départ (début de la période de paiement des congés par la caisse). Il conserve l'autre partie du certificat.

Suite à l'envoi du certificat, comment avertir la caisse des prochains départs de mes salariés ?

Indiquez à la caisse les dates de départ de vos salariés sur le site internet, rubrique Congés > Fiches navette > Demande de congés. Vous pouvez aussi nous indiquer ces dates sur les fiches navettes "format papier" reçues en octobre et en janvier.

Vous pouvez dans tous les cas adresser un mél, un courrier ou un fax précisant les nouvelles dates de congé de vos salariés.

Comment remplir la fiche navette ?

> Télécharger la notice pratique de la fiche navette.

A quelles conditions mon droit à congé est-il ouvert ?

L’ouverture du droit à congés est définie selon les dispositions de l’article L. 3141-3 du Code du travail. Pour toute précision complémentaire, contactez votre caisse.

Comment calculer la durée de mes congés ?

Le droit à congé est égal à 2,5 jours ouvrables par mois complet, période de 4 semaines ou 24 jours de travail ou par tranche de 150 heures de travail.

Sont pris en compte comme temps de travail :

  • 75 % des heures de chômage intempéries, à la condition que les arrêts de travail pour cause d’intempéries aient été déclarés à la caisse ;
  • les accidents du travail et de trajet ou la maladie professionnelle, dans la limite d’un an maximum à compter de la date de l’arrêt sur présentation de l'attestation de la CPAM mentionnant la date et le numéro de l'accident du travail et la période indemnisée ;
  • les arrêts pour maternité ou adoption ;
  • un forfait représentant les congés de l’année précédente dans le BTP ;
  • la maladie non professionnelle pour les Etam et Cadres sous certaines conditions ;
  • le chômage partiel, sous certaines conditions.

Pour bénéficier de ces assimilations, il faut que le droit à congé soit ouvert.

Comment se définissent les jours ouvrables ?

On définit par « jours ouvrables » tous les jours de la semaine, sauf les dimanches et jours fériés légaux, à la charge de l’employeur, sous réserve de trois mois minimum d’ancienneté (article L3133-3 du Code du travail). Le décompte des jours de congés débute dès que le salarié cesse son activité, du 1er jour ouvrable habituellement travaillé jusqu’au dernier jour ouvrable avant la reprise de travail.

A noter que les jours fériés ne sont donc pas décomptés des jours de congés pris.

Exemple :

Si dans votre entreprise, le samedi n’est pas habituellement travaillé et que vous arrêtez votre travail le vendredi 10 août au soir et le reprenez le lundi 20 août au matin, vous devez poser 5 jours de congé, au lieu de 6, puisque le 15 août est férié.

Rappels :

  • La durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables (article L.3141-17 du code du travail). Le congé légal, s’il ne dépasse pas 12 jours, doit être pris en continu.
  • Jours de cinquième semaine : les jours de congés sont habituellement décomptés en jours ouvrables. Toutefois, lorsque les jours de cinquième semaine sont pris en jours isolés, chaque jour doit correspondre à un jour habituellement travaillé dans l'entreprise (jour ouvré). Dans ce cas et conformément à la convention collective, la caisse règle automatiquement la valeur du sixième jour ouvrable de congé lors du paiement du cinquième jour.

Le jour de solidarité peut-il être posé en jour de congé ?

Avec l’accord de votre employeur, vous pouvez poser un jour de congé payé ou un jour de congé conventionnel (ancienneté) lors de la journée de solidarité. Dès lors que les dates de congés sont validées par votre employeur, ce dernier ne peut exiger que vous reveniez effectuer la journée de solidarité s'il vous informe de ce changement  moins d'un mois avant la date prévue du départ en congés, sauf circonstances exceptionnelles. Elle est dès lors décomptée en jour de congé payé.
En revanche, votre employeur ne peut vous imposer de prendre une journée de congé à la date de la journée de solidarité.

 

Quand mes indemnités de congés sont-elles payées ?

Vous percevez le montant correspondant au nombre de jours pris quelques jours avant votre départ en congés, à condition que la caisse soit préalablement en possession des informations nécessaires dans les délais prescrits.

Comment calculer mes indemnités de congés ?

Vos congés sont calculés selon deux méthodes. C’est le calcul le plus avantageux pour vous qui est retenu :

  • Méthode du régime général : 1/10 x salaire total brut de la période de référence 
  • Méthode du régime Bâtiment : 1/10 x [taux horaire (ou salaire mensuel) x temps de travail (ou assimilé) de la période de référence, y compris le forfait correspondant au congé précédent].

Mon employeur est-il tenu de me donner mon certificat ?

Votre employeur est légalement tenu de vous remettre, avant votre départ en congé ou à la date de rupture de votre contrat, un certificat en double exemplaire qui vous permettra de justifier de vos droits à congé envers la caisse d’affiliation de votre dernier employeur (article D3141-34 du code du Travail).

J’entre dans une autre entreprise du BTP

  • Votre nouvel employeur devra vous accorder, avant le 30 avril qui suit votre embauche, le solde de vos congés de l’exercice en cours.
  •  Pour la période suivante (débutant le 1er mai suivant votre embauche), votre dossier sera traité par la caisse de votre nouvel employeur lorsque celui-ci aura validé vos dates de départ pour les congés de cet exercice.

Paiement des congés : c'est la caisse de votre employeur au 31 mars qui règle les congés.

Important : si votre précédent employeur dépend d’une autre caisse métropolitaine, veuillez transmettre le(s) certificat(s) émis par cette caisse à celle dont dépend votre nouvel employeur.

Je quitte le secteur du BTP et/ou je crée mon entreprise

Puisque vos congés à venir ne relèvent plus de ce régime, nous vous réglons vos droits à congés acquis pour l’exercice en cours et à venir sur présentation de votre certificat de congés et/ou d’une demande de paiement accompagné(e) du justificatif correspondant à votre situation :
— le justificatif d'une activité professionnelle hors BTP, si vous êtes salarié
— l’inscription à la chambre des métiers ou l’extrait Kbis si vous avez créé une entreprise.

Je quitte mon entreprise : ai-je droit à une indemnité compensatrice de congé ?

La caisse vous règle l’indemnité compensatrice de congé payé dans les cas suivants : départ en retraite, changement de secteur d’activité salarié, inaptitude, décès et, dans certains cas particuliers, chômage (contactez la caisse pour en savoir plus). Dans tous les cas, vous devez fournir un justificatif de votre situation et envoyer votre certificat à la caisse.

Je souhaite faire un don de congés à un parent d’enfant malade

Depuis le 11 mai 2014, un salarié peut donner, en accord avec son employeur, des jours de repos non pris à un collègue dont l’enfant est gravement malade (loi n°2014-459 du 9 mai 2014).
Ce don fait l’objet d’une procédure spécifique mise en place par les caisses CIBTP. Contactez votre caisse pour de plus amples informations.

Je souhaite faire un don de congé à un salarié proche aidant

Depuis le 15 février 2018, un salarié peut donner, en accord avec son employeur, des jours de repos non pris à un collègue qui vient en aide à un proche atteint d'une perte d'autonomie d'une gravité particulière ou présentant un handicap (loi n° 2018-84 du 13 février 2018).
Ce don fait l’objet d’une procédure spécifique de mise en place par les caisses CIBTP. Contactez votre caisse pour de plus amples informations.

Mon entreprise est en procédure de sauvegarde, de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire

Nous vous conseillons de prendre contact avec le mandataire ou liquidateur judiciaire : il s’agit de personnes nommées par le tribunal. Elles vous indiqueront la période de congé qui est prise en charge par la caisse et les documents à lui fournir le cas échéant pour le calcul du solde de vos congés.

Dans la plupart des cas, les représentants du personnel ou les salariés eux-mêmes désignent un représentant des salariés qui pourra vous conseiller ou vous assister ; l’état des créances salariales établi par le mandataire judiciaire lui est soumis.

Comment déclarer mes indemnités de congé ?

Le cumul imposable des indemnités versées par la caisse au cours de l'année d'imposition est normalement pré-imprimé sur votre déclaration de revenus.

Comment bien préparer mon dossier ?

Pour le meilleur traitement de votre dossier, il est recommandé de vérifier les informations mentionnées sur votre certificat :

  • votre numéro de sécurité sociale (13 chiffres) ;
  • vos nom et prénom ;
  • votre adresse ;
  • votre période d’emploi (entre le 1er avril et le 31 mars de l’année suivante) ;
  • vos dates de départ en congés et le nombre de jours exercés ;
  • vos coordonnées bancaires ou de caisse d'épargne ;
  • vos mél et numéro de portable, le cas échéant.

En cas d’erreur ou d’omission, vous devez le signaler à votre employeur, seul habilité à rectifier les informations inscrites sur votre certificat.

Si vous avez plusieurs certificats bleus en votre possession :

Vous devez grouper tous les certificats bleus et les adresser (suffisamment affranchis) à la caisse de votre dernier employeur au 31 mars dernier, ou du dernier employeur qui vous a occupé avant cette date.

Pièces à joindre dans certains cas :

  • pour tout arrêt en accident du travail ou maladie professionnelle : une attestation de la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) comportant la date, le numéro de l’accident et l’ensemble de la période indemnisée ;
  • en cas de paiement par une autre caisse : une photocopie de l’attestation de paiement de l’année précédente ;
  • si vous atteignez au 31 mars de cette année de congé 10 ans d’ancienneté dans la profession en qualité d’IAC ou ETAM et ne bénéficiez pas encore des 2 jours accordés pour ancienneté dans l’entreprise : les photocopies des certificats de travail de vos employeurs successifs ;
  • si vos coordonnées bancaires nous sont inconnues ou ont changé : un nouveau RIB, en y mentionnant votre numéro de sécurité sociale (13 chiffres).

Comment recevoir le montant de mes congés payés ?

En France, uniquement par virement bancaire.
A l’étranger, par virement ou mandat international (joindre un relevé d’identité avec les références IBAN et le code BIC (ou SWIFT).

A chaque règlement, une attestation de paiement vous est envoyée. Elle sert de justificatif de l’indemnité versée et doit être conservée au même titre qu’un bulletin de salaire. Le paiement est déclenché environ 10 jours avant le départ en congés. La Caisse se réserve le délai d’un mois pour tout paiement, suite à la réception des certificats et fiches navettes.
Aucun paiement n’est fait à l’accueil.

Comment demander le paiement de mes congés ?

L’employeur doit vous remettre avant votre départ en congés dans le délai prescrit par la caisse, ou à votre départ de l’entreprise, un certificat composé de deux parties détachables :

  • la partie bleue (gauche), document indispensable au calcul de vos droits à congés et à son paiement, que vous envoyez à la Caisse, signée et accompagnée des éventuels documents à joindre (attestation CPAM pour accident du travail, RIB...)
  • la partie grise (droite) que vous conservez (indispensable en cas de réclamation).


Pour que vos congés soient payés avant votre départ, vous devez retourner votre certificat (partie bleue) originale au moins un moins avant cette date.

Si vous détenez plusieurs certificats bleus originaux (photocopies non valables) émanant de plusieurs entreprises, vous les envoyez à la caisse du dernier employeur au 31 mars, ou de celui qui vous a employé avant cette date. L’adresse de la caisse est mentionnée sur le certificat.

Si vous quittez le secteur du BTP : vous adressez la partie bleue du certificat.

Je suis sans emploi

Adressez-nous :

  • La caisse a pour mission d'assurer le service de vos congés quel que soit votre employeur. Le versement d'une indemnité compensatrice de congé n'est donc pas automatique à la fin d'un contrat de travail. Toutefois, en cas de difficultés financières, il est possible, sur fourniture de votre attestation d'inscription à Pôle emploi, de demander le paiement du solde de vos congés.

Quand dois-je envoyer un RIB ?

Vous devez nous envoyer un relevé d’identité bancaire (RIB) ou un relevé d’identité de caisse d’épargne (RICE) seulement si :

  • vous avez reçu un courrier de notre part vous le réclamant,
  • vous avez changé de compte bancaire ou de caisse d’épargne depuis le dernier règlement de la caisse,
  • vous n’avez pas encore communiqué vos références bancaires.

Si la caisse a connaissance de vos coordonnées bancaires, celles-ci sont imprimées sur votre certificat de congés.

Que faire si mes dates de départ en congé sont modifiées ?

Il suffit que votre employeur nous avertisse des modifications.

Suite à l’envoi de mon premier certificat, comment avertir la caisse de mes congés suivants ?

Votre employeur nous indique ces dates au moyen de la fiche navette ; il peut également envoyer à la Caisse, un mél, un courrier ou un fax précisant vos nouvelles dates de congé.

Guide pratique des congés 2018

L'essentiel de vos congés 2018

Formalités

L’entreprise déclare à la caisse les éléments constitutifs des périodes d’emploi de ses salariés nécessaires à la valorisation des droits à congés.

Cette transmission s’effectue chaque année via la déclaration nominative annuelle (DNA) avant le 30 avril.

Cette même formalité est exigée en cours d’année pour tout salarié quittant l’entreprise. Après contrôle des éléments déclarés, la caisse adresse à l’entreprise le certificat de congés prévu à l’article D.3141-34 du code du travail qu’elle devra remettre au salarié pour lui permettre de vérifier les éléments communiqués à la caisse et, le cas échéant, justifier de ses droits.

Les congés seront réglés au salarié au fur et à mesure de leur consommation effective, entre le 1er mai et le 30 avril.

L’indemnisation interviendra en fonction des dates de congés communiquées par l’entreprise à la caisse.

Les congés sont réglés aux salariés au fur et à mesure qu'ils sont pris, entre le 1er mai et le 30 avril.

Les exemplaires bleu et blanc du certificat  de congés doivent être remis au salarié:

  • — soit un mois avant la date prévue pour le premier départ en congé même s'il s'agit d'un jour isolé.
  • — soit au moment de son départ définitif de l'entreprise, quelle qu'en soit la cause,
  • Pour obtenir le paiement de ses différentes périodes de congé, le salarié doit adresser à la Caisse :
  • — l'exemplaire bleu de son "certificat-demande de congé" un mois avant son premier départ en congé ;
  • — la "demande de congé" - détachable de la dernière attestation de paiement - pour les périodes de congé ultérieures non mentionnées sur le "certificat bleu ".

Comme toute demande de congé, celle-ci doit comporter : la signature, le cachet de l'entreprise ainsi que le numéro d'adhésion de l'employeur qui établit la demande de congé.

Le salarié doit conserver l'exemplaire blanc comme pièce justificative.

Le congé pouvant être pris en une seule fois ne peut dépasser 24 jours ouvrables. La Caisse est donc tenue de respecter cette limite lors de ses paiements.

Les règlements sont effectués avant la date prévue pour chaque départ.

Mode de paiement

Le règlement des indemnités congés est effectué par virement bancaire.
Le salarié doit joindre un relevé d'identité bancaire à sa demande de congé. Ses indemnités congés lui seront alors réglées sans qu'il soit utile d'adresser à chaque demande de congé un nouveau relevé d'identité bancaire, sauf si ses coordonnées bancaires ont changé.

Document justificatif

L’attestation de paiement

Comme tout bulletin de salaire, il répondra à toute demande des employeurs ou des organismes sociaux. Cette attestation de paiement permet également au salarié d'être informé :

  • de ses droits à congés
  • du nombre de jours réglés
  • du nombre de jours non demandés restant à prendre

Elle comporte dans sa partie haute, le nombre de jours de congés réglés.
Cette attestation est à conserver.

Prescription du paiement d'un congé

L'article L. 3245-1 du code du travail fixe à trois ans le délai de prescription en matière salariale. Cette règle s'applique également à l'indemnité de congé qui a le caractère d'un salaire.
En conséquence, toute demande de paiement de congé relative à un exercice antérieur de plus de trois ans ne peut être acceptée.